Wie trifft man die Entscheidung zwischen dem Kauf und der Erstellung von Software?

Wenn Ihr Unternehmen wächst, stehen Sie vor einer wichtigen Entscheidung: Sollen Sie Software kaufen oder selbst entwickeln? Diese Frage stellt sich für alle Unternehmen, vom Start-up bis zum etablierten Betrieb.

Dabei handelt es sich nicht nur um eine technische Frage, sondern um eine strategische Entscheidung, die sich auf Ihr Budget, den Zeitplan und die Skalierbarkeit Ihrer Systeme in der Zukunft auswirkt. In diesem Blog gehen wir auf die Vor- und Nachteile beider Optionen ein - die Entscheidung für eine vorgefertigte Lösung oder die Entwicklung einer auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Lösung.

Wir werden diese Entscheidung Schritt für Schritt aufschlüsseln, damit Sie die beste Wahl für Ihr Unternehmen treffen können.

Das Dilemma verstehen: Software kaufen oder selbst erstellen?

Hier ist die eigentliche Frage: Sollten Sie eine fertige Software kaufen oder eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Software entwickeln?

Wenn wir über den Kauf von Software sprechen, meinen wir damit den Kauf von vorgefertigter Software von der Stange. Dabei handelt es sich um bereits fertige Tools wie CRM-Systeme (Customer Relationship Management), Projektmanagement-Anwendungen oder HR-Plattformen. Sie sind so konzipiert, dass sie einfach und schnell zu bedienen sind - Sie bezahlen eine Lizenz und können im Handumdrehen loslegen.

Andererseits bedeutet die Entwicklung von Software, dass Sie etwas nur für Ihr Unternehmen erstellen. Dies bietet Ihnen alle erforderlichen Anpassungsmöglichkeiten, erfordert aber auch mehr Zeit und ein größeres Budget, um es richtig zu machen.

Wie treffen Sie also die Entscheidung zwischen Kauf und Erstellung von Software? Es gibt keine pauschale Antwort, aber eine Aufschlüsselung der Schlüsselfaktoren kann Ihnen helfen herauszufinden, was für Ihre Situation am besten ist.

Erstellung Ihrer Software

Die Erstellung von Individualsoftware vereint Funktionalität, Flexibilität und Skalierbarkeit auf optimale Weise. Werfen wir einen genaueren Blick auf die wichtigsten Vorteile, um zu sehen, warum dies die ideale Lösung für Ihr Unternehmen sein könnte.

Vorteile von Individualsoftware

Sie wird speziell für Sie entwickelt: Bei Individualsoftware wird jede Funktion speziell für Ihr Unternehmen entwickelt. Sie haben die volle Kontrolle über die Funktionen, das Design und den Funktionsumfang und können so sicherstellen, dass die Software perfekt auf Ihren Betrieb zugeschnitten ist.

Skalierbarkeit: Maßgeschneiderte Software kann mit Ihrem Unternehmen wachsen. Wenn Sie Benutzer hinzufügen, Abteilungen erweitern oder neue Funktionen einführen möchten, ist die Software so konzipiert, dass sie sich an Ihre langfristige Vision anpasst und mit Ihren steigenden Anforderungen mitwächst.

Gesteigerte Effizienz: Da die Software speziell für Ihr Unternehmen entwickelt wurde, fügt sie sich nahtlos in die Prozesse Ihres Teams ein und steigert die Effizienz durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben und die Vereinfachung von Arbeitsabläufen.

Wettbewerbsvorteil: Ihr Unternehmen hebt sich von der Konkurrenz ab, indem es einzigartige, maßgeschneiderte Lösungen für Ihre Kunden anbietet, die Ihre Mitbewerber nicht so leicht nachahmen können.

Eigenverantwortung und Anpassungsfähigkeit: Maßgeschneiderte Software gehört ganz Ihnen. Das heißt, wenn Sie neue Funktionen benötigen, können Sie diese hinzufügen.

Kontrolle über Sicherheit und Updates: Bei kundenspezifischer Software haben Sie die Kontrolle darüber, wann Aktualisierungen erfolgen und wie sie verwaltet werden. Dies ist ein enormer Vorteil, insbesondere für regulierte Branchen oder Unternehmen mit strengen Datensicherheitsanforderungen.

Herausforderungen bei der Entwicklung von Software

Höhere Vorabkosten  

Maßgeschneiderte Software ist eine echte Investition. Sie zahlen im Voraus für ein Team, das eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösung erstellt, was oft von Anfang an einen höheren Budgetbedarf bedeutet.

Zeitintensiv  

Die Entwicklung von Software geschieht nicht über Nacht. Selbst bei einfacheren Projekten sind umfangreiche Planungs-, Design-, Kodierungs- und Testarbeiten erforderlich, bis sie schließlich in Betrieb genommen werden können. Es ist ein Prozess, der leicht einige Monate (oder mehr) dauern kann, bis er erfolgreich abgeschlossen ist.

Die Wartung liegt bei Ihnen  

Sobald Ihre maßgeschneiderte Software in Betrieb ist, liegt sie in Ihrer Verantwortung. Dazu gehört die Planung des laufenden Supports, regelmäßiger Sicherheitsupdates und künftiger Anpassungen oder Upgrades, damit die Software weiterhin reibungslos funktioniert.

Wenn Software von der Stange Sinn macht

Sie haben also alle Vorteile einer maßgeschneiderten Software kennengelernt - die individuellen Funktionen und die perfekte Anpassung an die Anforderungen Ihres Unternehmens. Aber wenn das nach einem großen Projekt klingt, sind Sie nicht allein. Das ist der Punkt, an dem die große Debatte über Softwareentwicklung oder -kauf ins Rollen kommt!

Nicht alle Unternehmen benötigen eine maßgeschneiderte Softwareentwicklung. Hier kommt also die Standardsoftware ins Spiel. Das ist ein vertrauenswürdiges Tool, das Sie in die Hand nehmen und sofort einsetzen können.  

CRM-Tools wie HubSpot, Pipedrive und Salesforce beispielsweise bieten umfassende, sofort einsatzbereite Lösungen für Unternehmen jeder Größe. Diese Tools sind mit abonnementbasierten Modellen ausgestattet, bei denen Sie monatlich oder jährlich zahlen und die Funktionen entsprechend dem Wachstum Ihres Unternehmens skalieren können. Bei diesen Tools mit abonnementbasierten Modellen zahlen Sie monatlich oder jährlich und können die Funktionen mit dem Wachstum Ihres Unternehmens erweitern.

Das abonnementbasierte Modell ist nicht auf CRMs beschränkt, sondern ist in verschiedenen Softwarekategorien üblich. Nehmen Sie Slack oder Zoom, die Tools für die Zusammenarbeit anbieten, oder Projektmanagement-Plattformen wie Trello und Asana, die gestaffelte Preise für verschiedene Funktionsstufen anbieten. Selbst im Bereich der HR-Software folgen Tools wie BambooHR und Workday einem abonnementbasierten HRIS-Modell (Human Resource Information System). Diese Tools vereinfachen das Personalmanagement, von der Rekrutierung und dem Onboarding bis hin zur Gehaltsabrechnung und Leistungsverfolgung.

Wenn Ihr Unternehmen keine superspezifischen Funktionen benötigt oder Sie mit einem knappen Budget arbeiten, könnte der Kauf einer vorgefertigten Software mit einem abonnementbasierten Modell eine praktische, unkomplizierte Lösung sein. Sie ist kosteneffizient, schnell zu implementieren und wird oft mit laufendem Support und Updates geliefert, was sie für viele Unternehmen zu einer guten Wahl macht.

Der folgende Teil ist der Erkundung der Vor- und Nachteile von Standardsoftware vorbehalten. Werfen wir einen Blick auf diese Details.

Vorteile von Standardsoftware:

Sofortiger Zugriff: Dies kann ideal für Unternehmen sein, die schnellen Zugriff auf wichtige Tools benötigen, ohne lange Entwicklungszeiten in Kauf nehmen zu müssen.

Niedrigere Anfangskosten: Software von der Stange ist oft billiger, weil sie bereits entwickelt und an einen großen Kundenstamm verkauft wurde. Sie zahlen nicht für die Entwicklung, sondern für ein Abonnement oder eine einmalige Lizenzgebühr. Das macht sie zu einer guten Option für kleinere Budgets oder wenn Sie eine Lösung erst einmal ausprobieren möchten, bevor Sie sich ganz festlegen.

Regelmäßige Updates und Support: Bei Standardsoftware kümmern sich die Anbieter um Updates, Fehlerbehebungen und Sicherheits-Patches. Dies kann eine Erleichterung für Unternehmen sein, die die Verantwortung für die Softwarewartung nicht übernehmen wollen oder kein eigenes IT-Team haben.

Wissen der Gemeinschaft: Beliebte Software hat oft viele Benutzer, was bedeutet, dass in der Regel viele Artikel, Foren und Tipps verfügbar sind. Sie kaufen nicht nur eine Software, sondern auch das Wissen einer ganzen Community.

Im Folgenden finden Sie einige mögliche Nachteile, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Nachteile von Software von der Stange:

Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten: Wenn Sie spezielle Anforderungen oder Arbeitsabläufe haben, kann sich Software von der Stange wie eine "Einheitslösung" anfühlen - sie funktioniert, ist aber möglicherweise nicht perfekt geeignet. Möglicherweise zahlen Sie am Ende für Funktionen, die Sie nicht benötigen, oder für Funktionen, die Sie gerne hätten.

Potenzielle Sicherheitsrisiken: Bei Standardsoftware teilen sich viele Benutzer dieselbe Plattform, was sie zu einem attraktiven Ziel für Hacker machen kann.

Abhängigkeit vom Anbieter: Wenn Sie Software kaufen, vertrauen Sie darauf, dass der Anbieter für einen reibungslosen Ablauf sorgt. Wenn dieser jedoch plötzlich eine wichtige Funktion ändert oder, schlimmer noch, das Produkt abstellt, müssen Sie sich möglicherweise nach einem Ersatzplan umsehen.

Die Kosten verstehen: Software kaufen oder selbst entwickeln

Jetzt ist es an der Zeit, über die Kosten zu sprechen, wenn es darum geht, Software zu kaufen oder zu erstellen. Beide Optionen haben ihre eigenen Vor- und Nachteile, und die richtige Wahl hängt wirklich von Ihrer langfristigen Ausrichtung ab.

Suchen Sie etwas Schnelles und Budgetfreundliches, oder sind Sie bereit, in eine maßgeschneiderte Lösung zu investieren, die mit Ihnen wächst? Diese einfache Kostenaufstellung soll Ihnen bei der Entscheidung helfen

Die wahren Kosten der kundenspezifischen Softwareentwicklung: Vom Design bis zur Wartung

Eine Investition in die Entwicklung kundenspezifischer Software umfasst mehrere Kostenkomponenten, die von der anfänglichen Planung bis zur laufenden Wartung reichen. Wenn Sie diese Kosten verstehen, können Sie Ihr Budget effektiv planen und eine fundierte Entscheidung treffen. Hier ist ein Überblick:

1. Entwurf und Planung

Bevor mit der Programmierung begonnen wird, ist eine gründliche Konzeption und Planung erforderlich. Diese Phase umfasst:

• Anforderungsanalyse: Festlegen, was die Software leisten soll, um Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zu erfüllen.
• Entwurf der Benutzeroberfläche (UI) und der Benutzererfahrung (UX): Erstellung visueller Designs und Benutzerabläufe, um sicherzustellen, dass die Software intuitiv und benutzerfreundlich ist.
• Technische Spezifikationen: Skizzierung der Softwarearchitektur, der zu verwendenden Technologien und Festlegung klarer Entwicklungsziele.

Auswirkungen auf die Kosten: Diese Phase erfordert Zeit von Geschäftsanalysten, Designern und Projektmanagern. Obwohl sie keine Kosten für die Programmierung verursacht, ist sie entscheidend, um spätere kostspielige Änderungen im Entwicklungsprozess zu verhindern.

2. Entwicklungskosten

In der Entwicklungsphase nimmt Ihre Software Gestalt an:

• Kodierung: Die Entwickler schreiben den Code auf der Grundlage der Spezifikationen.
• Testen: Umfassende Tests werden durchgeführt, um Fehler zu finden und zu beheben.
• Qualitätssicherung: Es wird sichergestellt, dass die Software alle Qualitätsstandards erfüllt und unter verschiedenen Bedingungen zuverlässig funktioniert.

Kostenauswirkungen: Die Entwicklung ist ressourcenintensiv. Die Kosten variieren in Abhängigkeit von:

• Projektkomplexität: Komplexere Funktionen erfordern mehr Entwicklungszeit.
• Teamstruktur: Die Beauftragung eines externen Entwicklungsteams kann kostspielig sein und auf Stundenbasis oder pro Projekt abgerechnet werden.
• Geografischer Standort: Die Preise für Entwickler variieren je nach Region.

3. Wartung und Support

Nach der Bereitstellung erfordert die Software ständige Aufmerksamkeit:

• Regelmäßige Updates: Hinzufügen neuer Funktionen oder Verbesserung bestehender Funktionen.
• Fehlerkorrekturen: Behebung aller Probleme, die nach der Einführung auftreten.
• Technische Unterstützung: Unterstützung der Benutzer und Bewältigung aller betrieblichen Herausforderungen.
• Sicherheits-Updates: Behebung von Schwachstellen zum Schutz vor Bedrohungen.

Auswirkungen auf die Kosten: Die Wartung ist ein fortlaufender Kostenfaktor, der sicherstellt, dass Ihre Software im Laufe der Zeit effektiv und sicher bleibt.

Pro-Tipp von uns: Die Entwicklung kundenspezifischer Software ist zwar im Vergleich zu Standardlösungen mit höheren Anschaffungskosten verbunden, stellt aber langfristig eine gute Investition dar. Maßgeschneiderte Software ist auf Ihr Unternehmen zugeschnitten, skalierbar und kann sich Ihren Bedürfnissen anpassen, was auf lange Sicht oft zu Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen führt.

Kosten für Standardsoftware:

Abonnement-Gebühren: Viele Standardlösungen arbeiten auf Abonnementbasis mit monatlichen oder jährlichen Kosten. Dies senkt zwar die Einstiegshürde, kann sich aber im Laufe der Zeit summieren.

Upgrade- oder Add-on-Gebühren: Viele Anbieter verlangen zusätzliche Gebühren für zusätzliche Benutzer, erweiterte Funktionen oder Speicherplatz.

Der Entscheidungsprozess zwischen Kaufen und Erstellen

Sie sind noch unsicher, welchen Weg Sie einschlagen sollen? Machen Sie sich keine Sorgen - Sie sind nicht allein! Im Folgenden finden Sie einen kurzen Leitfaden, der Ihnen hilft, die für Ihr Unternehmen richtige Entscheidung zu treffen:

Wie schnell brauchen Sie es?

Wenn Sie etwas sofort brauchen, ist der Kauf von Standardsoftware die schnellere Lösung. Wenn Sie jedoch Zeit zum Planen haben, kann sich die Entwicklung einer maßgeschneiderten Software auf lange Sicht lohnen.

Wie hoch ist Ihr Budget?

Der Kauf von Software ist anfangs in der Regel billiger, doch sollten Sie die Abonnementgebühren nicht außer Acht lassen. Maßgeschneiderte Software ist anfangs teurer, kann aber langfristig Geld sparen, wenn sie für Ihr Unternehmen entscheidend ist.

Ist Integration eine Priorität?

Wie gut muss die Software mit anderen Tools zusammenarbeiten? Wenn eine nahtlose Integration unabdingbar ist, ist eine maßgeschneiderte Software möglicherweise besser, da Sie sie genau auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden können.

Haben Sie besondere Anforderungen?

Wenn Ihr Unternehmen etwas ganz Spezielles braucht, kann eine maßgeschneiderte Software genau das bieten, was Sie wollen. Wenn Sie nur allgemeine, funktionierende Tools benötigen, können Sie mit Standardsoftware Zeit und Mühe sparen.

Wie viel Kontrolle wollen Sie?

Mit maßgeschneiderter Software haben Sie die Kontrolle über alles, von Updates bis hin zur Sicherheit. Das ist besonders nützlich, wenn Sie strenge Regeln befolgen müssen. Wenn Sie sich aber nicht selbst darum kümmern wollen, können Sie auf Standardsoftware zurückgreifen, die auch Support bietet.

Kurze Checkliste für Ihre Wahl

• Kernbedürfnisse: Deckt die Standardsoftware Ihre wichtigsten Anforderungen ab, oder benötigen Sie etwas Individuelles?
• Budget und Zeitplan: Haben Sie die Mittel und die Zeit für eine individuelle Lösung, oder ist ein Kauf schneller und einfacher?
• Integration: Lässt sich das System reibungslos mit Ihren aktuellen Tools kombinieren?
• Langfristiges Wachstum: Handelt es sich um eine dauerhafte Lösung oder nur um eine kurzfristige?
• Wartung: Ziehen Sie es vor, Aktualisierungen selbst zu verwalten, oder möchten Sie Unterstützung?

Herausforderungen bei der Software-Integration

Unabhängig davon, ob Sie eine neue Software kaufen oder selbst entwickeln, kann es eine Herausforderung sein, diese mit der bereits genutzten Software zu integrieren. Worauf Sie achten sollten:

Kompatibilität Vergewissern Sie sich, dass die neue Software problemlos mit den von Ihnen bereits verwendeten Tools wie CRM, E-Mail-Plattform oder Datenbanken verbunden werden kann. Bei Standardsoftware gibt es möglicherweise weniger Möglichkeiten zur Anpassung der Verbindungen, daher sollten Sie die Kompatibilität überprüfen.

Datenübernahme Wenn Sie viele Daten übertragen müssen, stellen Sie sicher, dass die neue Software diese problemlos verarbeiten kann. Datenverluste oder Unstimmigkeiten können schwer zu beheben sein, daher ist eine reibungslose Datenmigration entscheidend.

Unterstützung, wenn Sie sie brauchen Ziehen Sie die Zusammenarbeit mit Entwicklern oder Technologieexperten in Betracht, die sich mit Ihrer Einrichtung auskennen. Sie können dafür sorgen, dass alles korrekt verknüpft wird, sei es durch benutzerdefinierte APIs oder integrierte Optionen in Standardsoftware.

ROI und Budgetierung für kundenspezifische und Standard-Software

Bei der Entscheidung zwischen kundenspezifischer und Standard-Software sind die Investitionsrendite (ROI) und die Budgetierung wichtige Faktoren. Dies sollten Sie bei beiden Varianten beachten:

Kurzfristiger vs. langfristiger Wert: Software von der Stange hat oft niedrigere Anschaffungskosten, was hilfreich sein kann, wenn Sie eine schnelle, budgetfreundliche Lösung benötigen. Langfristig können sich diese kleinen Kosten - wie Lizenzgebühren, Add-ons oder Umgehungslösungen - jedoch summieren und Ihre Rendite beeinträchtigen. Maßgeschneiderte Software ist zwar anfangs eine größere Investition, hat aber im Laufe der Zeit oft einen höheren ROI, da sie auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist und mit ihm wächst.

Setzen Sie ein realistisches Budget fest: Planen Sie für maßgeschneiderte Software ein Budget ein, das den gesamten Entwicklungsprozess, künftige Aktualisierungen und eventuelle Anpassungen abdeckt. Bei Standardsoftware sollten Sie die Abonnementkosten und alle zusätzlichen Gebühren für zusätzliche Funktionen oder Integrationen einkalkulieren.

Verfolgung des ROI: Unabhängig davon, für welche Option Sie sich entscheiden, sollten Sie Schlüsselkennzahlen wie Effizienz, Produktivität und Kundenzufriedenheit im Auge behalten. Wenn Ihre Software den Umsatz steigert oder die Kosten senkt, ist es wahrscheinlich, dass sie auf lange Sicht einen soliden ROI für die Softwareentwicklung liefert.

Zusammenfassend: Software kaufen oder entwickeln

Zum Schluss kommen wir noch einmal auf das Dilemma zwischen gekaufter und selbst entwickelter Software zurück. Die Entscheidung, welche der beiden Optionen besser ist, ist alles andere als einfach und gehört zu den komplexesten Entscheidungen für ein Unternehmen. Diese Entscheidung basiert auf den bereits durchgeführten Untersuchungen.

Wenn Sie Ihre Bedürfnisse, Ihr Budget und Ihre Wachstumspläne kennen, können Sie eine Entscheidung treffen, die mit Ihren Unternehmenszielen übereinstimmt. Ganz gleich, ob Sie sich für eine vorgefertigte Lösung entscheiden oder in eine maßgeschneiderte Plattform investieren, die genau zu Ihnen passt - die beste Wahl ist die, die Ihr Unternehmen weiter voranbringt.